Analysis of Dynamic Archive Management to Support Public Services at Tawangrejo Village Office
Abstract
This study explores dynamic archive management at the Tawangrejo Village Office, Tunjungan District, Blora Regency, to improve public service efficiency. Using a qualitative descriptive method, data were collected through observation, interviews, and documentation. Findings show that archive workflows follow procedures but are limited by manual recording, lack of duplication, and no electronic tracking. Storage is disorganized due to the absence of a dedicated archive room, SOPs, and trained staff documents are often stacked randomly or left in corners. Maintenance is minimal, with no scheduled checks, leading to damage from pests. Moreover, the village lacks an official Records Retention Schedule, weakening proper archive retention. Major challenges include insufficient human resources, infrastructure, and training. It is recommended that the village establish SOPs, create a retention schedule, train staff regularly, appoint archive personnel, and provide appropriate storage. These steps can strengthen transparency, accountability, and service effectiveness in the village administration.
References
Abriani, N., Anggorowati, A., & Wardani, N. P. (2018). Tata Kelola Arsip Kantor Desa di Wilayah Kecamatan Sumbang, Kabupaten Banyumas, dalam Mewujudkan Tertib Arsip Desa. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 11(1), 1–12. https://doi.org/10.22146/khazanah.41536
Akib, K. (2023). Penataan Arsip Pemerintah Desa Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik. Jakarta: Alfabeta.
Amalia Putri, K., & Rohman, A. S. (2018). Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dalam Menunjang Kegiatan Sistem Administrasi Pemerintahan. Jurnal Ilmiah Kearsipan dan Administrasi Desa, 1(1), 1–10.
Anisykurlillah, I., Ridloah, S., & Sari, S. N. (2024). Penguatan Manajemen Arsip Desa Majegan Untuk Mendukung Pelayanan Prima. Jurnal Madaniya: Jurnal Ilmu Sosial dan Humaniora, 5(3), 45–58. https://madaniya.biz.id/journals/contents/article/view/896
Aulianto, D. R. (2022). Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Pengolah di Sekretariat Utama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 8(1), 25–36. https://doi.org/10.14710/lenpust.v8i1.44715
Centia, S., Zainuddin, Z. I., Qisty, J., & Fa, A. (2024). Analisis Pengelolaan Arsip di Desa Cipacing, Kecamatan Jatinangor, Kabupaten Sumedang Tahun 2024. Jurnal Penelitian Kearsipan Desa, 1(1), 1–8.
Fardiansyah, H., Rizkia, N. D., Umiyati, H., Badriatin, T., Widodo, T. H., Sya, F. J., Fahira, W., Sudrajat, D., Hartanto, B., Rahmat, B., & Fatimah, A. S. (2023). Manajemen Arsip. Bandung: Widina.
Gantina, L., & Fauziyah, F. (2019). Pengelolaan Arsip Dinamis oleh Pegawai di Kantor Kepala Desa Lumbung, Kecamatan Lumbung, Kabupaten Ciamis. Jurnal Administrasi Publik dan Kearsipan, 2(2), 45–53.
Gie, T. L. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari, Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555–568.
Hayati, A. A. (2020). Pengelolaan Arsip dalam Meningkatkan Pelayanan pada Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu, Kabupaten Kutai Kartanegara. Jurnal Manajemen Administrasi dan Arsip, 2020(1), 1–11.
Iffa Nur Fahmi, & Alaydrus, A. (2019). Studi Tentang Pengelolaan Kearsipan dalam Menunjang Pelayanan Publik. E-Journal Ilmu Pemerintahan, 6(4), 112–119.
Ilmi, H. M., Awalin, A. R., & Panduwinata, L. F. (2024). Manual Archiving System: How Its Impact on Hospital Service? Journal of Office Administration : Education and Practice, 4(1), 45–58. https://doi.org/10.26740/joaep.v4n1.p45-58
Miles, M. B., Huberman, A. M., & Saldaña, J. (2014). Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook (3rd ed.; T. R. Rohidi, Trans.). Jakarta: UI-Press. (Original work published 2014)
Moleong, L. J. (2017). Metodologi Penelitian Kualitatif (Revisi ed.). Bandung: Remaja Rosdakarya.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.
Mustika, R., Chairunesa, A., Putri, D. D., & Pratama, E. (2018). Pengelolaan Arsip di Detik Sumatera Selatan. IQRA’: Jurnal Ilmu Pendidikan Islam, 12(1), 15–22.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2016 Tentang Administrasi Pemerintahan Desa.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 83 Tahun 2021 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah.
Riyan, S. (2012). Pengelolaan Kearsipan di Kantor Desa Paloan, Kecamatan Sengah Temila, Kabupaten Landak. Jurnal Administrasi Desa, 3(2), 34–42.
Salam, U., Tival Dzikrullah, M., Putri Febriyanti, D., Eri Adinata, R., & Eri, R. (2023). Enhancing Village Empowerment: Strategic Analysis of Using the Siskeudes Application in Bungah Village. Journal of Office Administration: Education and Practice, 3, 36–51.
Sugiyono. (2019). Metodologi Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Suliyati, T. (2020). Pengelolaan Arsip Desa Kabupaten Rembang dalam Menunjang Pemerintahan Desa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 4(4), 493–507. https://doi.org/10.14710/anuva.4.4.493-507
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa.
Zulmasyhur. (2025). Implementation Of Information Technology In Agrotourism Promotion Policy: A Public Administration Perspective. Jurnal Manajemen dan Ilmu Administrasi Publik, 7(1), 95–103. https://doi.org/10.24036/jmiap.v7i1.1179
Copyright (c) 2025 Jurnal Manajemen dan Ilmu Administrasi Publik (JMIAP)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
